Faktura wystawiona przy wizycie sama jedzie do Krajowego Systemu e-Faktur, a faktury od hurtowni wracają stamtąd prosto na Twój magazyn.
Obowiązek e-fakturowania zwykle kończy się tak, że klinika prowadzi dwa systemy naraz: w jednym leczy, w drugim wystawia faktury — i co miesiąc ktoś przeklepuje jedno w drugie. W VetiCloud faktura powstaje tam, gdzie powstała sprzedaż: przy wizycie albo przy paragonie. Po wystawieniu idzie do KSeF sama, w schemacie FA(3), autoryzowana certyfikatem Twojej kliniki. Status widać przy dokumencie, a razem z nim UPO i XML pobrane z systemu.
Druga strona obiegu bywa ważniejsza: faktury zakupowe wystawione na NIP kliniki pobierają się z KSeF co godzinę, bez proszenia hurtowni o PDF-a. Z włączonym modułem magazynu taką fakturę wciągniesz na stan — kreator dopasowuje pozycje do Twoich produktów (po GTIN albo ręcznie, z przelicznikiem sztuk na opakowanie), zapamiętuje mapowanie dla danego dostawcy i tworzy zamówienie oraz przyjęcie z partiami i datami ważności.
Po wystawieniu dokument trafia do kolejki i jest wysyłany automatycznie; system co kwadrans dosyła zaległe i odpytuje o status. Przy fakturze widać, czy jest przyjęta, czy odrzucona — i dlaczego. Wysyłkę można też odpalić ręcznie jednym przyciskiem.
Uwierzytelniamy się certyfikatem KSeF wgranym przez Ciebie (.p12 lub .pfx), przechowywanym w postaci zaszyfrowanej. Zanim przełączysz się na produkcję, całość sprawdzisz na środowisku testowym — jest przycisk „testuj połączenie”.
Urzędowe poświadczenie odbioru i wysłany XML pobierzesz z poziomu faktury, a PDF przyjętego dokumentu dostaje numer KSeF i kod QR do weryfikacji.
Korekta wychodzi z numerem KSeF faktury, którą poprawia. Dopóki oryginał nie został przyjęty, system nie pozwoli wysłać korekty — bo w KSeF nie miałaby do czego się odnieść.
Właściciel zwierzęcia zwykle nie ma NIP-u, więc taka faktura idzie z oznaczeniem jego braku. Jeśli Twoja księgowość woli inaczej, wysyłkę faktur konsumenckich wyłączysz dla kliniki jednym przełącznikiem.
Dokumenty wystawione na NIP kliniki pobierają się z KSeF co godzinę — z podglądem pozycji, XML-em i PDF-em, bez dubli i z dopasowaniem dostawcy po NIP. Z modułem magazynu wciągniesz je na stan: kreator mapuje pozycje na Twoje produkty (po GTIN albo ręcznie, z przelicznikiem sztuk na opakowanie), pamięta mapowanie dla danego dostawcy i zakłada zamówienie oraz przyjęcie z partiami i datami ważności.
Tak. Certyfikat wgrywasz w ustawieniach kliniki (.p12 albo .pfx); trzymamy go zaszyfrowany i używamy wyłącznie do autoryzacji Twojej kliniki. Zanim ruszy produkcja, połączenie sprawdzisz na środowisku testowym.
Wysyłkę z VetiCloud da się wyłączyć, żeby ta sama faktura nie trafiła do KSeF dwa razy. Pobieranie faktur zakupowych działa dalej, więc dokumenty od hurtowni i tak masz w systemie.
Tak — co godzinę ściągamy dokumenty wystawione na NIP kliniki, można też kliknąć „pobierz teraz”. Dubli nie ma, bo rozpoznajemy je po numerze KSeF, a dostawcę dopasowujemy po NIP.
Zamiast przepisywać dostawę z papieru, zatwierdzasz mapowanie pozycji na swoje produkty. System zakłada zamówienie i przyjęcie z partiami oraz datami ważności. Wymaga modułu magazynu.
Pierwsze kliniki otrzymują preferencyjne warunki, indywidualne wdrożenie i bezpośredni kontakt z zespołem produktowym.
Bez karty i bez zobowiązań. Pełną funkcjonalność pokazujemy na żywo, u Was w klinice.