La facture émise à la consultation part seule vers KSeF — le système national polonais de facturation électronique — et les factures des grossistes en reviennent directement dans votre stock.
L'obligation de facturation électronique se solde d'ordinaire par deux logiciels menés de front : on soigne dans l'un, on facture dans l'autre — et chaque mois quelqu'un recopie de l'un vers l'autre. Dans VetiCloud, la facture naît là où la vente a eu lieu : à la consultation ou au ticket. Une fois émise, elle part seule vers KSeF, au schéma FA(3), autorisée par le certificat de votre clinique ; le statut, l'accusé officiel (UPO) et le XML restent attachés au document. L'autre sens compte souvent davantage : les factures d'achat émises au numéro fiscal de la clinique sont récupérées de KSeF toutes les heures, et avec le module stock un assistant les passe en stock — lignes rapprochées de vos produits (par GTIN ou à la main, avec conversion unités/boîte), rapprochement mémorisé par fournisseur, commande et réception créées avec lots et dates de péremption.
Une fois émise, elle entre dans la file et part automatiquement ; tous les quarts d'heure le système renvoie ce qui reste et interroge le statut. La facture indique si elle est acceptée ou rejetée — et pourquoi. L'envoi manuel tient en un bouton.
Nous nous authentifions avec le certificat KSeF que vous déposez (.p12 ou .pfx), conservé chiffré. Avant de passer en production, tout se vérifie sur l'environnement de test — un bouton « tester la connexion » est prévu.
L'accusé officiel (UPO) et le XML envoyé se téléchargent depuis la facture, et le PDF d'un document accepté porte son numéro KSeF et un QR code de vérification.
Un avoir part avec le numéro KSeF de la facture qu'il corrige. Tant que l'originale n'est pas acceptée, le système ne l'envoie pas — dans KSeF, il n'aurait rien à référencer.
Le propriétaire d'un animal n'a généralement pas de numéro fiscal : la facture part donc avec cette mention. Si votre comptable préfère l'inverse, l'envoi des factures aux particuliers se coupe d'un interrupteur.
Les documents émis au numéro fiscal de la clinique sont récupérés de KSeF toutes les heures — aperçu des lignes, XML et PDF, sans doublons, fournisseur rapproché par numéro fiscal. Avec le module stock vous les passez en stock : un assistant rapproche les lignes de vos produits (par GTIN ou à la main, avec conversion unités/boîte), mémorise le rapprochement par fournisseur et crée la commande et la réception avec lots et dates de péremption.
Oui. Vous le déposez dans les réglages de la clinique (.p12 ou .pfx) ; nous le conservons chiffré et l'utilisons uniquement pour autoriser votre clinique. Avant la mise en service, la connexion se vérifie sur l'environnement de test.
L'envoi depuis VetiCloud se désactive, pour qu'une même facture n'arrive pas deux fois dans KSeF. La récupération des factures d'achat continue, donc les documents des grossistes restent dans le système.
Oui — chaque heure nous récupérons les documents émis au numéro fiscal de la clinique, et un bouton « récupérer maintenant » existe. Pas de doublons : elles sont reconnues à leur numéro KSeF, le fournisseur par son numéro fiscal.
Au lieu de recopier une livraison depuis le papier, vous validez le rapprochement des lignes avec vos produits. Le système crée la commande et la réception avec lots et dates de péremption. Nécessite le module stock.
Les premières cliniques bénéficient de conditions préférentielles, d'un onboarding dédié et d'un contact direct avec l'équipe produit.
Sans carte ni engagement. Nous montrons toutes les fonctions en direct, dans votre clinique.