Grafik w lecznicy jest trudniejszy niż w wielu innych branżach: praca zmianowa łączy się z dyżurami nocnymi, wymogiem obecności konkretnych specjalizacji i sezonowością. Kiedy do tego dojdą urlopy i zwolnienia, arkusz kalkulacyjny przestaje wystarczać.
Zasada 1: dyspozycyjność zbieraj z wyprzedzeniem — i w jednym miejscu
Największy chaos rodzi się z dyspozycyjności zgłaszanej „przy okazji": na karteczce, na komunikatorze, ustnie na korytarzu. Ustal jeden kanał i jeden termin (np. do 20. dnia miesiąca na miesiąc kolejny). Najlepiej, gdy każdy wpisuje dostępność sam — z własnego konta, z wyjątkami na urlop i zwolnienie.
Zasada 2: reguły zapisz raz, zamiast negocjować co miesiąc
Limit godzin, wymagana liczba dni wolnych, maksimum dyżurów nocnych na osobę — to nie powinny być comiesięczne ustalenia, tylko stałe warunki. Dzięki temu grafik przestaje być polem bitwy o „kto znowu ma trzy nocki".
Zasada 3: terminarz wizyt musi wynikać z grafiku
Klasyczny błąd: recepcja zapisuje pacjentów według teoretycznych godzin otwarcia, a nie realnej obsady. Efekt — wizyty u lekarza, którego akurat nie ma, i przenoszenie terminów. Terminarz powinien być budowany z grafiku zespołu, razem ze specjalizacjami i dostępnością sal.
Zasada 4: niech propozycję ułoży algorytm, a człowiek ją poprawi
Ręczne układanie od zera to godziny pracy menedżera. W VetiCloud system proponuje grafik sam — na podstawie zgłoszonej dyspozycyjności i ustawionych warunków (limity godzin, dni wolne, dyżury nocne) — a menedżer tylko koryguje wynik. Terminarz kliniki i rezerwacja online korzystają potem z tego samego grafiku, więc pacjenci zapisują się wyłącznie na realnie obsadzone godziny.
Grafik, który układa się sam, nie jest luksusem — jest konsekwencją tego, że dyspozycyjność i reguły są danymi, a nie ustaleniami z korytarza.
Więcej o module grafiku i kadr — łącznie z paskami wynagrodzeń — na stronie Grafik i kadry.