На питання про склад більшість власників клінік відповідають одним реченням: «приблизно знаємо, що маємо». Це «приблизно» має ціну — то прострочена упаковка, то термінове замовлення з націнкою, а часом ліки, яких забракло саме тоді, коли вони потрібні пацієнтові.
П’ять місць, де склад тече
- Витрата, не записана біля пацієнта — препарат введено в кабінеті, запис відкладено «на потім», і залишок від цієї миті лише приблизний.
- Упаковка проти таблетки — купуєте флакон, а видаєте мілілітри; купуєте блістер, а продаєте штуки. Без обліку у двох одиницях кожен такий продаж — округлення.
- Терміни придатності без сторожа — про близький термін дізнаєтеся під час інвентаризації, тобто тоді, коли вже нічого не вдієш.
- Номери серій лише на коробці — при відкликанні партії чи перевірці неможливо сказати, якому пацієнтові яку серію ввели.
- Замовлення «на око» — одна людина пам’ятає, що йде; коли її немає, замовлення або завелике, або запізніле.
Що можна виправити без системи
Чимало: одне місце для приймання поставок, сталий день замовлень, записані мінімальні залишки для найходовіших позицій і правило «першим іде те, у чого ближчий термін». Це працює, поки клініка невелика і поки ніхто не хворіє.
Що змінюється, коли склад списується під час лікування
Головна зміна одна: витрата перестає бути окремою дією. Те, що використано під час візиту, сходить із залишку й потрапляє в рахунок одним рухом. Найчастіша причина розходжень — запис, відкладений на потім — просто зникає.
У VetiCloud продукти додаються через пошук у реєстрі лікарських засобів, тож діюча речовина, концентрація і код EAN підставляються самі замість тижнів ручного введення асортименту. Залишок ведеться одночасно в упаковках і в одиницях продажу, а мінімальний рівень разом із прогнозом витрат за історією продажів попереджає, перш ніж препарат закінчиться. Пропозицію замовлення система складає сама — лишається затвердити й надіслати постачальнику.
Склад, який списується під час лікування, не потребує дисципліни. Потребує лише того, щоб візит був описаний до кінця.
Деталі — дві одиниці, сповіщення й прогнози — на сторінці Склад.