Regulamin serwisu VetiCloud

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin (dalej: „Regulamin”) określa zasady i warunki świadczenia usług drogą elektroniczną za pośrednictwem systemu VetiCloud, dostępnego pod adresem https://veticloud.com oraz w aplikacjach mobilnych (dalej: „System”).
2. Operatorem Systemu i usługodawcą jest Wozniak Solutions sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-703), ul. Bukowińska 24c/7, NIP: 5542939466, REGON: 364773467, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000624966, kapitał zakładowy 150 000,00 zł (dalej: „Usługodawca”).
3. Kontakt z Usługodawcą: e-mail kontakt (at) veticloud.com, telefon +48 222 992 995 (poniedziałek–piątek 10:00–20:00, sobota 10:00–16:00), korespondencyjnie na adres siedziby. Ten sam adres e-mail jest punktem kontaktowym dla organów publicznych i użytkowników we wszystkich sprawach dotyczących Systemu.
4. Regulamin jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
5. System jest przeznaczony dla przedsiębiorców prowadzących zakłady lecznicze dla zwierząt. Umowa o korzystanie z Systemu ma dla Klienta charakter zawodowy, dlatego przepisy o konsumentach oraz o przedsiębiorcach korzystających z ochrony konsumenckiej (art. 385⁵ Kodeksu cywilnego) nie mają do niej zastosowania. Opiekunowie zwierząt korzystają z Systemu na podstawie odrębnego Regulaminu aplikacji mobilnej dla opiekunów zwierząt.
6. Jeżeli Usługodawca i Klient zawarli odrębną pisemną lub dokumentową umowę o świadczenie usług (umowę SaaS), jej postanowienia mają pierwszeństwo przed Regulaminem w zakresie, w jakim się od niego różnią.

§ 2. Definicje

1. Klient — przedsiębiorca, który zawarł z Usługodawcą umowę o korzystanie z Systemu; w szczególności właściciel lub podmiot prowadzący jeden albo więcej zakładów leczniczych dla zwierząt.
2. Placówka — klinika, przychodnia, lecznica lub gabinet weterynaryjny utworzone przez Klienta w Systemie. Klient może prowadzić w Systemie wyłącznie własne Placówki.
3. Konto Klienta — konto właściciela w Systemie, w ramach którego Klient tworzy Placówki, zakłada Konta Użytkowników, wybiera Plan i aktywuje Moduły Dodatkowe.
4. Konto Użytkownika — imienny dostęp do Systemu utworzony przez Klienta dla osoby fizycznej działającej po jego stronie (lekarz weterynarii, technik, recepcja, personel pomocniczy). Liczba aktywnych Kont Użytkowników jest podstawą naliczania Abonamentu.
5. Użytkownik — osoba fizyczna korzystająca z Systemu w ramach Konta Klienta lub Konta Użytkownika.
6. Opiekun — osoba fizyczna będąca właścicielem lub opiekunem zwierzęta leczonego w Placówce.
7. Konto Opiekuna — konto Opiekuna w Systemie, w szczególności w aplikacji mobilnej dla opiekunów zwierząt, prowadzone przez Usługodawcę na podstawie odrębnego regulaminu zawartego bezpośrednio z Opiekunem.
8. Wspólna Kartoteka — prowadzona w Systemie jedna kartoteka zwierzęcia i jego Opiekuna, do której dostęp mają: Opiekun przez Konto Opiekuna oraz te Placówki, które leczą zwierzę albo którym Opiekun udzielił dostępu. Każdy wpis jest oznaczony Placówką, która go sporządziła.
9. Plan — wariant Systemu wybrany przez Klienta w Panelu Właściciela, określający cenę za Konto Użytkownika, limity i poziom wsparcia.
10. Moduł Dodatkowy — funkcjonalność Systemu oznaczona w Panelu Właściciela jako dodatkowo płatna, którą Klient aktywuje i wyłącza samodzielnie.
11. Pakiet — łącznie: Plan, liczba aktywnych Kont Użytkowników, aktywne Moduły Dodatkowe i Okres Rozliczeniowy wynikające z konfiguracji Konta Klienta w danej chwili.
12. Abonament — okresowe wynagrodzenie Usługodawcy za korzystanie z Systemu, naliczane za Pakiet zgodnie z Cennikiem.
13. Cennik — ceny Planów i Modułów Dodatkowych prezentowane w Panelu Właściciela przed każdą zmianą Pakietu.
14. Okres Rozliczeniowy — miesiąc albo rok, zgodnie z wyborem Klienta.
15. Dane Klienta — wszystkie dane wprowadzone do Systemu w ramach Konta Klienta przez Klienta, jego personel, Opiekunów lub zaimportowane na zlecenie Klienta, w tym dokumentacja lekarsko-weterynaryjna, dane Opiekunów i zwierząt, dane rozliczeniowe, pliki i obrazy medyczne.
16. Funkcje AI — funkcje Systemu wykorzystujące modele uczenia maszynowego, w szczególności podsumowania historii leczenia i podpowiedzi treści.
17. Umowa powierzenia — umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO), stanowiąca odrębny dokument dostępny w Systemie i integralną część umowy z Klientem.
18. Dokumentacja — instrukcje, opisy funkcjonalności i materiały pomocy udostępniane w Systemie.

§ 3. Zakres usług

1. Usługodawca udostępnia System w modelu SaaS (Software as a Service), to jest zdalnie, przez przeglądarkę internetową i aplikacje mobilne, bez przekazywania Klientowi kodu ani egzemplarza oprogramowania.
2. System obejmuje w szczególności: elektroniczną dokumentację pacjentów i wizyt, kalendarz wizyt i grafik personelu, rejestrację online i publiczną rezerwację wizyt, hospitalizację, laboratorium i obrazowanie (w tym archiwum DICOM), recepty, rozliczenia i dokumenty sprzedaży wraz z integracją z Krajowym Systemem e-Faktur, magazyn, komunikację z Opiekunami (czat, przypomnienia SMS i push), formularze, moduł eksportu danych oraz aplikacje mobilne dla personelu i dla Opiekunów.
3. Zakres dostępnych funkcji wynika z Planu i aktywowanych Modułów Dodatkowych. Aktualną listę Modułów Dodatkowych wraz z cenami Klient widzi w Panelu Właściciela przed ich aktywacją.
4. Poza opłatą za Moduł Dodatkowy według zużycia rozliczane są wyłącznie: przedpłacone pule wiadomości SMS i tokenów Funkcji AI (wyczerpanie puli wstrzymuje działanie funkcji do kolejnego doładowania i nie tworzy zaległości) oraz przestrzeń dyskowa ponad limit modułu, który jej wymaga. Limity, stawki i sposób rozliczenia są prezentowane w Panelu Właściciela przed aktywacją.
5. Usługodawca rozwija System i może zmieniać jego funkcje. Zmiany istotnie wpływające na sposób pracy są zapowiadane z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem w Panelu Właściciela; wycofanie funkcjonalności — z 60-dniowym wyprzedzeniem, ze wskazaniem rozwiązania zastępczego.

§ 4. Wymagania techniczne

1. Do korzystania z Systemu niezbędne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna wersja przeglądarki internetowej z włączoną obsługą JavaScript i plików cookies oraz aktywny adres e-mail.
2. Do korzystania z aplikacji mobilnych niezbędne jest urządzenie z systemem iOS albo Android w wersji wskazanej w karcie aplikacji w sklepie App Store lub Google Play.
3. Usługodawca nie odpowiada za zakłócenia w działaniu Systemu wynikające z niespełnienia wymagań technicznych, awarii łącza lub sprzętu po stronie Klienta, działania siły wyższej albo niedozwolonej ingerencji Użytkownika lub osób trzecich.

§ 5. Zawarcie umowy, okres testowy i Konto

1. Umowa o korzystanie z Systemu zawierana jest w ten sposób, że Klient zgłasza Placówkę za pośrednictwem formularza w Systemie (albo w innej formie uzgodnionej z Usługodawcą), Usługodawca weryfikuje zgłoszenie i tworzy Konto Klienta, przekazując dane dostępowe na wskazany adres e-mail, a Klient przy pierwszym logowaniu do Konta Klienta akceptuje Regulamin wraz z Umową powierzenia. Oba dokumenty są dostępne w Systemie w sposób umożliwiający ich pobranie i odtworzenie; ich zaakceptowana wersja i data akceptacji są zapisywane.
2. Usługodawca może udostępnić bezpłatny okres testowy; jego długość i warunki wynikają z oferty prezentowanej w Panelu Właściciela. W okresie testowym każda ze stron może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym, bez podania przyczyny. Po zakończeniu okresu testowego bez opłacenia Abonamentu stosuje się § 6 ust. 6–7.
3. Klient podaje dane prawdziwe, kompletne i aktualne, w tym NIP niezbędny do wystawiania faktur, i aktualizuje je w Panelu Właściciela.
4. Klient tworzy Konta Użytkowników wyłącznie dla osób faktycznie działających po jego stronie, nadaje im uprawnienia i niezwłocznie dezaktywuje konta osób, które przestały z nim współpracować. Klient odpowiada za działania i zaniechania osób korzystających z Systemu w ramach Konta Klienta jak za własne.
5. Konto jest osobiste. Zabronione jest współdzielenie jednego Konta Użytkownika przez więcej niż jedną osobę i udostępnianie danych logowania osobom nieuprawnionym. Podejrzenie ujawnienia danych logowania należy niezwłocznie zgłosić Usługodawcy.
6. Usługodawca przy rejestracji lekarza weterynarii może zweryfikować numer prawa wykonywania zawodu w publicznym rejestrze Krajowej Izby Lekarsko-Weterynaryjnej.

§ 6. Abonament i płatności

1. Korzystanie z Systemu jest odpłatne zgodnie z Cennikiem. Abonament za Okres Rozliczeniowy stanowi sumę ceny Planu pomnożonej przez liczbę aktywnych Kont Użytkowników oraz opłat za aktywne Moduły Dodatkowe, według Cennika obowiązującego w dniu rozpoczęcia tego okresu. Ceny są cenami netto; doliczany jest podatek VAT według obowiązującej stawki.
2. Zmianę Pakietu Klient wykonuje samodzielnie w Panelu Właściciela. Zwiększenie Pakietu jest skuteczne natychmiast i rozliczane proporcjonalnie do końca bieżącego Okresu Rozliczeniowego; zmniejszenie — od początku kolejnego okresu. Opłaty za rozpoczęty okres nie podlegają zwrotowi.
3. Abonament jest płatny z góry za cały Okres Rozliczeniowy, za pośrednictwem metod płatności udostępnionych w Systemie, obsługiwanych przez zewnętrznego operatora płatności (PayU S.A.). Dostęp na kolejny okres uruchamiany jest po zaksięgowaniu płatności.
4. Usługodawca wystawia faktury jako faktury ustrukturyzowane i przesyła je do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przez Klienta w dniu przydzielenia jej numeru identyfikującego w KSeF; Klient pobiera faktury bezpośrednio z KSeF, a historia płatności jest dostępna w Panelu Właściciela. Jeżeli wystawienie faktury w KSeF nie jest możliwe — w szczególności z powodu niedostępności tego systemu albo gdy Klient nie jest objęty obowiązkiem korzystania z KSeF — Usługodawca wystawia fakturę w innej postaci elektronicznej i przesyła ją na adres e-mail Klienta, na co Klient wyraża zgodę.
5. Usługodawca może zmienić ceny Planów nie częściej niż raz na 6 miesięcy, informując Klienta co najmniej 30 dni przed wejściem zmiany w życie. Klient, który nie akceptuje nowych cen, może zrezygnować z umowy ze skutkiem na dzień poprzedzający wejście zmiany w życie. Ceny Modułów Dodatkowych mogą się zmieniać ze skutkiem od kolejnego Okresu Rozliczeniowego; zmieniona cena jest prezentowana w Panelu Właściciela, a Klient może moduł wyłączyć przed początkiem tego okresu. Zmiana wynikająca wyłącznie ze zmiany stawek podatkowych nie stanowi zmiany Cennika.
6. Po upływie opłaconego Okresu Rozliczeniowego System pozostaje w pełni dostępny przez 7 dni (okres karencji). Informacja o zbliżającym się końcu opłaconego okresu i o trwającej karencji jest wyświetlana w Panelu Właściciela.
7. Po bezskutecznym upływie karencji Usługodawca może ograniczyć dostęp do Systemu do funkcji odczytu i eksportu danych, a po upływie kolejnych 30 dni — zawiesić dostęp w całości. Dane Klienta nie są w tym czasie usuwane; usunięcie następuje na zasadach § 15 ust. 6. Zawieszenie nie zwalnia z obowiązku zapłaty za okres, w którym usługa była dostępna.

§ 7. Zasady korzystania i obowiązki Klienta

1. Użytkownik korzysta z Systemu zgodnie z prawem, Regulaminem, Dokumentacją i dobrymi obyczajami. Klient korzysta z Systemu zgodnie w szczególności z ustawą o zakładach leczniczych dla zwierząt, przepisami o dokumentacji lekarsko-weterynaryjnej i o ochronie danych osobowych.
2. Zabronione jest: dostarczanie treści bezprawnych; udostępnianie Systemu osobom trzecim, w tym prowadzenie w ramach Konta Klienta placówek innych podmiotów; próby nieuprawnionego dostępu do danych innych klientów; automatyczne pobieranie danych w sposób obchodzący udostępnione API lub moduł eksportu; działania obciążające infrastrukturę ponad normalne użycie; dekompilacja lub odtwarzanie kodu poza zakresem dozwolonym przez art. 75 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych; wykorzystywanie Systemu do wysyłania niezamówionych informacji handlowych; budowanie z użyciem Systemu produktu konkurencyjnego.
3. Klient odpowiada za treść i legalność Danych Klienta, w tym za posiadanie podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych Opiekunów i za realizację wobec nich obowiązku informacyjnego — w tym poinformowanie, że dokumentacja jest prowadzona we Wspólnej Kartotece na zasadach § 8, a przy aktywnych Funkcjach AI także o przetwarzaniu treści dokumentacji przez te funkcje i o podprzetwarzających spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Usługodawca udostępnia w Systemie wzór klauzuli informacyjnej dla Opiekunów, który Klient może przyjąć albo zastąpić własnym.
4. Klient nie wprowadza do Systemu danych osobowych szczególnych kategorii (art. 9 RODO) dotyczących osób fizycznych, o ile System nie przewiduje dla nich dedykowanych pól. Wprowadzenie takich danych do pól opisowych następuje na wyłączną odpowiedzialność Klienta.
5. Klient zapewnia, że osoby korzystające z Systemu posiadają wymagane uprawnienia zawodowe i zostały upoważnione do przetwarzania danych osobowych.
6. Klient samodzielnie prowadzi dokumentację wymaganą przepisami prawa w formie i przez okres tam przewidziany. System wspiera realizację tego obowiązku, ale go nie zastępuje, a po zakończeniu umowy nie jest archiwum dokumentacji Klienta.
7. Usługodawca może czasowo ograniczyć dostęp do Konta Użytkownika albo zawiesić usługę w całości lub w części, jeżeli aktywność w ramach Konta Klienta zagraża bezpieczeństwu lub stabilności Systemu, Klient narusza ust. 2, albo dalsze świadczenie usługi groziłoby Usługodawcy odpowiedzialnością prawną. Usługodawca informuje Klienta o przyczynie niezwłocznie, a gdy to możliwe — przed zawieszeniem. Zawieszenie trwa do usunięcia przyczyny.

§ 8. Wspólna Kartoteka i Konto Opiekuna

1. System prowadzi dla każdego zwierzęcia jedną Wspólną Kartotekę. Wpisy sporządzone przez Placówki Klienta (wizyty, rozpoznania, leczenie, szczepienia, wyniki badań, załączniki) stanowią dokumentację lekarsko-weterynaryjną Klienta i są oznaczone jako pochodzące z jego Placówki. Klient prowadzi tę dokumentację samodzielnie i odpowiada za jej treść.
2. Jeżeli Opiekun posiada Konto Opiekuna, wpis do Wspólnej Kartoteki jest jednocześnie udostępniony Opiekunowi w jego koncie — jako realizacja jego prawa do informacji o leczeniu zwierzęcia i dostępu do dotyczących go danych. Konto Opiekuna i zgromadzone w nim dane Usługodawca prowadzi jako odrębny administrator, na podstawie umowy zawartej bezpośrednio z Opiekunem. Klient nie może żądać usunięcia danych z Konta Opiekuna.
3. Placówka innego klienta Usługodawcy uzyskuje dostęp do Wspólnej Kartoteki wyłącznie z woli Opiekuna — przez zgodę wyrażoną w Koncie Opiekuna albo przez zarejestrowanie u niej zwierzęcia — i wyłącznie do zwierząt, które Opiekun wskazał. Placówka otrzymująca dostęp staje się odrębnym administratorem danych przetwarzanych w związku z własnym leczeniem; Opiekun może dostęp cofnąć. Na tych samych zasadach Placówki Klienta uzyskują dostęp do kartotek zwierząt leczonych wcześniej gdzie indziej.
4. Korzystanie przez Klienta z funkcji Systemu, których skutkiem jest udostępnienie wpisu Opiekunowi albo innej placówce zgodnie z ust. 2–3, stanowi udokumentowane polecenie Klienta w rozumieniu art. 28 ust. 3 lit. a RODO.

§ 9. Funkcje wspierane sztuczną inteligencją

1. Funkcje AI mają charakter wyłącznie pomocniczy, mogą zawierać błędy i nie stanowią porady weterynaryjnej. Decyzje diagnostyczne i lecznicze oraz odpowiedzialność za treść dokumentacji pozostają po stronie lekarza weterynarii, który weryfikuje wygenerowaną treść przed jej wykorzystaniem.
2. Funkcje AI działają wyłącznie po ich aktywowaniu przez Klienta w Panelu Właściciela i mogą tam zostać w każdej chwili wyłączone. Rozliczane są przedpłaconą pulą tokenów.
3. Treść wygenerowana przez Funkcje AI jest w Systemie oznaczona jako wygenerowana automatycznie.
4. Do wygenerowania podsumowania treść wpisów dokumentacji jest przekazywana dostawcy modelu językowego wskazanemu w dokumencie „Podprzetwarzający i infrastruktura”, mającemu siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, z zabezpieczeniami z rozdziału V RODO. Zgodnie z warunkami dostawcy treść zapytań i odpowiedzi nie jest wykorzystywana do trenowania modeli. Usługodawca nie wykorzystuje Danych Klienta do trenowania własnych modeli.

§ 10. Dane osobowe

1. W zakresie danych osób reprezentujących Klienta, danych Użytkowników (dane kont, historia logowań) oraz danych rozliczeniowych administratorem jest Usługodawca. Zasady przetwarzania określa Polityka prywatności.
2. W zakresie danych osobowych zawartych w Danych Klienta — w szczególności danych Opiekunów we wpisach sporządzonych przez Placówki Klienta — administratorem jest Klient, a Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający na podstawie Umowy powierzenia, która jest akceptowana wraz z Regulaminem i obejmuje wszystkie Placówki Klienta, także utworzone później.
3. W zakresie Kont Opiekunów oraz danych udostępnionych Opiekunom i innym placówkom na zasadach § 8 Usługodawca działa jako odrębny administrator albo jako podmiot przetwarzający innego klienta. Usługodawca i Klient nie są współadministratorami w rozumieniu art. 26 RODO.
4. Aktualna lista podmiotów, którym Usługodawca podpowierza przetwarzanie, wraz z ich lokalizacją, jest publikowana w dokumencie „Podprzetwarzający i infrastruktura”. O zamiarze dodania lub zmiany podprzetwarzającego Usługodawca informuje z 14-dniowym wyprzedzeniem w Panelu Właściciela; Klient może wnieść uzasadniony sprzeciw na zasadach Umowy powierzenia.
5. Usługodawca nie prowadzi marketingu za pomocą poczty elektronicznej ani wiadomości SMS. Komunikaty wysyłane z Systemu dotyczą wyłącznie działania Systemu, rozliczeń i obsługi wizyt.

§ 11. Własność intelektualna

1. Wszelkie prawa do Systemu, jego kodu, interfejsu, Dokumentacji, znaków towarowych i oznaczeń przysługują Usługodawcy lub jego licencjodawcom.
2. Usługodawca udziela Klientowi niewyłącznego, nieprzenoszalnego prawa do korzystania z Systemu na potrzeby własnej działalności, przez czas trwania umowy, we wszystkich Placówkach i na wszystkich Kontach Użytkowników, w zakresie funkcji objętych Pakietem.
3. Dane Klienta pozostają własnością Klienta. Usługodawca nie nabywa do nich praw poza prawem do ich przetwarzania w zakresie niezbędnym do wykonania umowy i opisanym w § 8.
4. Usługodawca może wykorzystywać dane zagregowane i zanonimizowane, pozbawione możliwości identyfikacji Klienta, jego personelu, Opiekunów i zwierząt, do rozwoju Systemu i statystyk branżowych.
5. Jeżeli Klient zgłosi propozycję zmiany Systemu, a Usługodawca ją wdroży, prawa do powstałego rozwiązania przysługują Usługodawcy, a Klient korzysta z niego na zasadach Regulaminu.

§ 12. Dostępność, kopie zapasowe i wsparcie

1. Usługodawca dokłada starań, aby System był dostępny w sposób ciągły, i utrzymuje go na infrastrukturze zlokalizowanej na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Poziom dostępności i rekompensaty za jego niedotrzymanie określa umowa SaaS, jeżeli została zawarta.
2. O planowanych pracach serwisowych Usługodawca informuje z wyprzedzeniem co najmniej 24 godzin, w miarę możliwości wyznaczając je poza godzinami pracy Placówek; o pracach awaryjnych — niezwłocznie.
3. Usługodawca wykonuje codzienne kopie zapasowe Danych Klienta, przechowywane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego, i odtwarza je w razie awarii. Odtworzenie danych na życzenie Klienta (np. po błędzie użytkownika) jest realizowane w miarę możliwości technicznych i może zostać rozliczone jako prace dodatkowe.
4. Wsparcie techniczne jest dostępne przez e-mail kontakt (at) veticloud.com, moduł zgłoszeń w Panelu Właściciela oraz telefonicznie w godzinach wskazanych w § 1 ust. 3. Wsparcie nie obejmuje szkoleń, konfiguracji na zlecenie ani migracji danych, które są zlecane odrębnie na podstawie wyceny.

§ 13. Odpowiedzialność

1. Usługodawca nie świadczy usług weterynaryjnych ani doradztwa medycznego. System jest narzędziem wspierającym organizację pracy Placówki i nie zastępuje wiedzy ani osądu lekarza weterynarii. Usługodawca nie odpowiada za skutki decyzji diagnostycznych i terapeutycznych podejmowanych przez personel Klienta.
2. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu umowy jest ograniczona do kwoty Abonamentu netto zapłaconego przez Klienta w okresie 6 miesięcy poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę, a gdy umowa trwała krócej — do kwoty zapłaconej od jej zawarcia.
3. Usługodawca nie odpowiada za utracone korzyści, szkody pośrednie ani za utratę danych spowodowaną działaniem Klienta lub Użytkowników, którym udostępnił on dostęp.
4. Ograniczenia z ust. 2–3 nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie oraz odpowiedzialności, której nie można wyłączyć ani ograniczyć na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów.
5. Klient zwalnia Usługodawcę z odpowiedzialności wobec osób trzecich w zakresie roszczeń wynikających z bezprawnego charakteru Danych Klienta, braku podstawy prawnej ich przetwarzania, treści dokumentacji i decyzji leczniczych oraz działań osób korzystających z Kont Użytkowników.

§ 14. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące działania Systemu można składać na adres e-mail kontakt (at) veticloud.com albo przez moduł zgłoszeń w Panelu Właściciela.
2. Reklamacja powinna zawierać oznaczenie Klienta, opis problemu, w miarę możliwości datę i godzinę wystąpienia oraz oczekiwany sposób rozpatrzenia.
3. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i informuje o wyniku na adres e-mail zgłaszającego.

§ 15. Czas trwania umowy, jej zakończenie, zmiana dostawcy i eksport danych

1. Umowa jest zawarta na czas nieokreślony i trwa tak długo, jak długo opłacany jest Abonament. Nie przewiduje minimalnego okresu zobowiązania innego niż opłacony z góry Okres Rozliczeniowy ani żadnych opłat za jej zakończenie lub za przeniesienie danych do innego dostawcy.
2. Klient może zrezygnować z umowy w każdej chwili — oświadczeniem w formie dokumentowej (wystarczy e-mail) albo przez wyłączenie odnowienia w Panelu Właściciela — ze skutkiem na koniec opłaconego Okresu Rozliczeniowego. Zaprzestanie opłacania Abonamentu jest równoznaczne z rezygnacją: umowa wygasa z upływem ostatniego opłaconego okresu, jeżeli Klient nie opłaci kolejnego do końca karencji z § 6 ust. 6, bez potrzeby składania wypowiedzenia i bez kar.
3. Usługodawca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec Okresu Rozliczeniowego, a ze skutkiem natychmiastowym — w razie rażącego naruszenia § 7, które nie ustało w terminie 7 dni od wezwania, wykorzystywania Systemu w sposób bezprawny lub zagrażający bezpieczeństwu innych klientów, albo wszczęcia wobec Klienta postępowania upadłościowego lub likwidacyjnego.
4. Klient może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Usługodawca rażąco narusza obowiązki dotyczące ochrony danych osobowych lub poufności.
5. Eksport i przeniesienie danych. Klient ma w każdej chwili — oraz przez 30 dni po zakończeniu umowy — dostęp do modułu eksportu danych, który generuje dla każdej Placówki komplet Danych Klienta w formatach nadających się do maszynowego odczytu: dane tabelaryczne (kartoteki Opiekunów i zwierząt, wizyty, rozpoznania, leczenie, szczepienia, wyniki badań, rezerwacje, dokumenty sprzedaży, magazyn, grafik) jako CSV i JSONL, a załączniki, obrazy medyczne i dokumenty PDF w postaci źródłowej — spakowane w archiwum ZIP. Eksport obejmuje wszystkie wpisy Placówek Klienta we Wspólnych Kartotekach. Na wniosek złożony w tym terminie Usługodawca przekaże dane w innym uzgodnionym formacie i udzieli rozsądnej pomocy w migracji; prace wykraczające poza standardowy eksport są rozliczane według stawki za prace dodatkowe.
6. Usunięcie danych. Po upływie 30 dni od zakończenia umowy Usługodawca trwale usuwa dane konfiguracyjne i rozliczeniowe Konta Klienta oraz dokumentację tych zwierząt, których Opiekun nie posiada Konta Opiekuna i których kartoteka nie została udostępniona żadnej innej placówce — z systemów produkcyjnych niezwłocznie, a z kopii zapasowych w terminie wynikającym z cyklu ich retencji. Wpisy Placówek Klienta w kartotekach zwierząt, których Opiekun posiada Konto Opiekuna albo które zostały udostępnione innej placówce, pozostają w Systemie jako dane udostępnione już Opiekunowi i tym placówkom, przetwarzane dalej na ich rzecz; Klient nie ma do nich dostępu i nie odpowiada za ich dalsze przetwarzanie.
7. Obowiązek Klienta przechowywania dokumentacji lekarsko-weterynaryjnej przez okres wymagany przepisami Klient realizuje samodzielnie, w oparciu o eksport z ust. 5.
8. Zakończenie umowy nie wpływa na wymagalność należności powstałych wcześniej. Postanowienia § 8, § 10, § 11, § 13 i § 17 pozostają w mocy po zakończeniu umowy.

§ 16. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia usług, dodania lub zmiany podprzetwarzających albo względów bezpieczeństwa.
2. O zmianie Usługodawca informuje co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie — pocztą elektroniczną na adres Klienta lub komunikatem w Panelu Właściciela — wskazując zakres zmian.
3. Klient, który nie akceptuje zmian, może zrezygnować z umowy do dnia ich wejścia w życie, ze skutkiem na koniec opłaconego Okresu Rozliczeniowego. Dalsze korzystanie z Systemu po tym dniu oznacza akceptację zmian.
4. Poprzednie wersje Regulaminu są dostępne w Systemie w sposób umożliwiający ich pobranie i odtworzenie.

§ 17. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie, w szczególności Kodeks cywilny, ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawę Prawo komunikacji elektronicznej oraz RODO.
2. Sądem właściwym dla sporów wynikłych z umowy jest sąd właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy.
3. Cesja praw i obowiązków z umowy wymaga zgody drugiej strony, z wyjątkiem przeniesienia ich przez Usługodawcę na podmiot powiązany lub następcę prawnego, o czym Usługodawca informuje z 30-dniowym wyprzedzeniem.
4. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.
5. Regulamin został sporządzony w języku polskim. Tłumaczenia mają charakter informacyjny; w razie rozbieżności wiążąca jest wersja polska.
6. Regulamin wchodzi w życie z dniem 10 września 2026 r.